YLEISTÄ GDPR:STÄ

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018. Siitä alkaen kaiken henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. Tietosuoja-asetuksesta (jäljempänä ”tietosuoja-asetus” tai ”asetus”) käytetään myös nimitystä GDPR eli General Data Protection Regulation.

Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on, että kansalaiset voivat hallita tietojaan paremmin. Asetus sääntelee mm. henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovuttamista sekä näihin liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia.

KORTTILINNA OY & GDPR

GDPR:llä on vaikutusta myös Korttilinnan toimintaan. Otammekin tietosuojan ja sen tuomat velvoitteet erittäin vakavasti. Haluamme jatkossakin näkyä asiakkaillemme luotettavana ja turvallisena yhteistyökumppanina. GDPR:n osalta Korttilinnalla on kaksi roolia.

1. Rekisterinpitäjä

Omien asiakkaidemme ja sidosryhmiemme, sekä niihin liittyvistä tiedoista koostuvat asiakasrekisterimme. Toimimme asiakasrekisteriemme rekisterinpitäjänä. Rekisterejämme käytetään mm. asiakkuuksien hoitamiseen, kommunikointiin, viestintään, laskuttamiseen ja markkinointiin. Käytämme asiakasrekisteriämme henkilötietolakia noudattaen. Tarkemmat tiedot asiakasrekisteristämme ja tietosuojaselosteemme on luettavissa nettisivuiltamme.

2. Henkilötietojen käsittelijä

Käsittelemme asiakkaidemme suostumuksin ja lukuun heidän henkilötietojaan. Valmistamme mm. henkilökortteja, työmaakortteja, kanta-asiakaskortteja, jäsenkortteja, tapahtumapasseja yms. kortteja, joihin tulostetaan esim. henkilön valokuva, nimi ja mahdollisesti muita yksilöiviä henkilötietoja. Toimimme siis henkilötietojen käsittelijänä. Noudatamme luonnollisesti henkilötietolakia myös henkilötietojen käsittelijänä.

MITEN GDPR VAIKUTTAA KORTTILINNAN PROSESSEIHIN

Olemme tehneet useita muutoksia eri prosesseihin mm. tilausten vastaanottamisen, tilausten käsittelyn ja datan keräämisen osalta. Prosessimuutosten avulla varmistamme tietosuoja-asetuksen ja sen nojalla säädetyn kansallisen lainsäädännön noudattamisen lisäksi edelleen nopeat toimitusajat ja tilausten helppouden sekä joustavuuden.

Uudet tilausjärjestelmät

GDPR:n astuessa voimaan ei sähköpostia lasketa enää tietoturvalliseksi tavaksi lähettää henkilötietoja. Emme siis 25.5.2018 jälkeen ota enää vastaan sähköpostilla lähetettyjä tilauksia, jotka sisältävät henkilötietoja. Esimerkiksi henkilökortteja, jäsenkortteja tai käyntikortteja tilattaessa liikkuu henkilötietoja. Olemme rakentaneet uudet tilausjärjestelmät, joissa tilauksen ja henkilötietojen lähettäminen onnistuu helposti ja tietoturvallisesti. Valittavanasi on useampi vaihtoehto:

  • Henkilökortit & Työmaakortit GO
  • LITE
  • PLUS
  • ULTRA
  • MUOVIKORTIT LITE
  • KÄYNTIKORTIT LITE

Vanha tilausjärjestelmämme poistuu lähiaikoina käytöstä. Uusista tilausjärjestelmistä lisätietoa löydät niille keskitetyiltä sivuilta www.korttitilaus.fi Kysy myös yhteyshenkilöltäsi lisää uusista tilausjärjestelmistä, ja niiden sopivuudesta käyttöönne.

Datan käsittely ja säilyttäminen

Olemme miettineet tarkasti kaikenlaisen data vastaanottamista, käsittelyä ja säilyttämistä. Datan keräämisen olemme yhtenäistäneet uusien verkkosivujen ja tilausjärjestelmien myötä. Kaikki yhteydenottolomakkeet ja tilaukset päätyvät yhteen paikkaan kootusti. Tämä mahdollistaa datan helpon ja nopean käsittelyn lisäksi automaattisen datan poiston. Jatkossa emme säilytä henkilötietoja sisältävää dataa ennalta määriteltyä käyttöaikaa pidempään.

Henkilöstön koulutus

Olemme yrityksenä ja yksilöinä kouluttautuneet GDPR:n vaatimalle tasolle. Henkilöstöämme sitoo edelleen salassapitovelvollisuus niin työsuhteen ajan kuin sen jälkeenkin. Koko henkilöstöämme on ohjeistettu henkilötietojen käsittelystä, joten kaikki tietävät oikeanlaiset toimintatavat tietosuojan osalta.

Toimitusehdot ja sopimukset

Olemme uudistaneet toimitus- ja sopimusehtojamme. Lisäksi tarjoamme valmiin sopimusliitteen henkilötietojen käsittelystä sekä tiedotteen lähetettäväksi asiakkaidemme henkilöstölle tai jäsenille. Uudet toimitusehdot, sopimukset ja tiedotteet löydät täältä.

LISÄTIEDOT

Seuraamme jatkuvasti tietosuojauudistuksen kehittymistä ja käyttöönottoa. Saatamme päivittää ja uudistaa vielä joitakin prosessejamme. Tiedotamme mahdollisista muutoksista nettisivuillamme. Jos herää kysymyksiä toiminnastamme, otathan yhteyttä.

Kiitos, että olet asiakkaamme! ☺

Yritys

Ota yhteyttä

  • Osoite: Höyläämötie 3B,
    00380 Helsinki

  • Email: info(at)korttilinna.fi

  • Puhelin: 010 3244 334

Uutiset